按照上級部署，經省臺辦和市臺辦批準，經過數次接洽，磋商，滁州市文化館于2013年2月16日正式向臺灣宜蘭縣中國傳統藝術推廣協會發出邀請，邀請該會于2013年4月4-6日率團前來滁州訪問并開展系列文化交流活動。該會愉快地接受了市館的邀請，并給出了一個53人的訪問人員名單。其中包括教師、員工和家長16人，中小學生37人。

接到對方回函以后，市館立即展開了緊張有序的籌備工作。在向市臺灣事務辦公室和市文廣新局做了詳細匯報后，成立了接待臺灣文化交流團籌備組。并做了任務分解和人員分工。自此開始了近兩個月的籌備工作。

首先是制定活動方案，并依據方案向市政府爭取活動經費。得到批復后，隨即動員全館人員全身心、全天投入工作。一是制作交流團所到之處的歡迎條幅和指示牌；從南京祿口機場到滁州入住賓館、到參觀瀏覽數個單位和景點，需要制作內容不同的數個條幅和指示牌；二是落實來訪人員的吃住行和參觀游覽項目。包括下榻飯店，用餐地點、用餐標準、用車時間表、參觀路線、導游安排、演出現場溫馨提示、參觀單位和景點之間的時間銜接等等，事無巨細均做周密安排。三是備用物品的安排。因為來訪的交流團多數是中小學生，所以備用物品的安排必不可少。如備用醫藥箱、雨衣、雨傘，面包、礦泉水、紙杯等等，我們均做了細致入微的考慮和安排。四是制作活動指南。這是接待工作的重中之重。經過各方反復推敲和仔細醞釀，最終印制成冊的活動指南多達12頁，內容包括省情概況、市情簡介、天氣預報、活動安排、與之合作的演出團體的情況介紹、客人入住房卡、接待人員姓名和手機號碼等等。最后一頁還附上北宋文學家歐陽修的千古名篇《醉翁亭記》，方便客人尤其是宜蘭縣的中小學生閑時翻看和誦讀。五是制作“同鄉音兩岸情”民族音樂會的節目單。這是和設計活動指南一樣重要的創作。做好活動指南和節目單這兩樣東西能充分體現出接待方和滁州文化工作者注重細節的特點。為此，市館設計人員七易其稿，期間參考了今年以來國內多場一流大型民族音樂會的節目單設計理念和設計思路，最終設計出來的節目單非常具有文化氣息和民族特色，受到各方好評。

3月28日上午，滁州市文廣新局副局長韋榮來到設在市館的對臺文化交流活動籌備組，檢查指導籌備組的準備工作。市館館長鄭德泉、副館長寧建春、黨支部副書記孫瑞美陪同檢查。韋局長對市館近兩個月的一系列準備工作表示滿意，同時也指出：一些細節處理上還要精益求精。要求限期改正。市館領導按照韋局長指示，及時做了調整和安排，確保準備工作萬無一失。

臨近臺灣文化交流團抵達前一周，市館已經把所有接待交流團的工作全部準備就緒。現在全館人員正以飽滿的工作狀態和煥然一新的精神面貌迎候海峽對岸臺灣同胞的如期到來。我們相信在市臺辦和市文廣新局的正確指導下，市館一定會圓滿完成這次接待臺灣文化交流團的工作任務。